Ny HR-portal ændrede en hel organisations hverdag

UDFORDRINGEN

FTFa havde behov for en ny HR-portal, da det daværende flexsystem ikke var tidssvarende. FTFa vurderede i alt fem leverandører. CUBES Software var den leverandør, som kunne levere det bedste match mellem kvalitet og økonomi.

PROCESSEN

FTFa havde lige fra starten stor tillid til, at CUBES Software kunne løse opgaven. De oplevede, at der var en meget dygtig udvikler på deres sag, samt en god dialog hele vejen igennem. I de situationer, hvor der opstod noget, der ikke helt kørte, som det skulle, var deres oplevelse, at CUBES reagerede med det samme.

RESULTATET

Mange processer er blevet strømlinede. Der er mindre ressourcespild, og kræfterne bruges i højere grad på at udvikle organisationen, fordi FTFa har et bedre datagrundlag og kan agere hurtigere i forhold til trivsel og sygefravær mm.

"I et organisatorisk perspektiv er der rigtig meget LEAN i det her. Vi føler helt klart, at CUBES HR dækker lige præcis vores behov. I alle sammenhænge, hvor vi kan fortælle om det, gør vi det, for det har virkelig ændret vores hverdag."

- Kirsten Danielsen, HR chef

Om FTFa

FTFa er en af Danmarks største a-kasser med 145.000 medlemmer. FTFa skiller sig ud ved at være en tværfaglig a-kasse for både lønmodtagere og selvstændige, som arbejder tæt sammen med cirka 60 forskellige faglige organisationer. FTFa har ca. 175 medarbejdere.

En af Danmarks største a-kasser, FTFa, har strømlinet processerne med CUBES HR, og fået et bedre overblik. Ressourcerne i HR-afdelingen udnyttes langt mere optimalt, og alle beslutninger baseres i dag på valide data.

”Vores hverdag har ikke været den samme siden. CUBES HR fungerer rigtig, rigtig godt. Organisationen har fået et bedre overblik, og lederne oplever, at HR kan yde en bedre service end før. Vi leverer mere kvalitet i vores opgaver, og udfører i dag en række nye opgaver, som vi ikke tidligere havde ressourcer til at løfte,” siger HR-chef i FTFa, Kirsten Daniels.

CUBES HR blev i 2013  rullet ud til cirka 175 medarbejdere i FTFa – en af Danmarks største a-kasser, der servicerer 145.000 medlemmer. Et masterdatamodul sikrer data på alle human resources og skaber grundlaget for organisationsdiagrammer. Hertil er der udviklet et kompetencemodul, et samtalemodul for medarbejdersamtaler og et tidsregistreringsmodul samt ferie- og fraværsmodul, som skal strømline processerne for dataopsamling og sikre FTFa vigtig viden om organisationen.

Styr på fravær og flextid

Et af de moduler, som især har givet FTFa større overblik, er tidsregistrering, som i dag danner grundlaget for løn og for at lave profiluger på medarbejdere, der er ansat på flextid. Tidsregistreringsmodulet giver et fuldt overblik over den faktiske arbejdstid i forhold til dagsnormen på en deltids- eller fuldtidsansat. Det kan yderligere sættes over for det samlede fravær i form af kursus, flexfri, ferie, sygdom eller barns første sygedag. Hver dag skal en medarbejder ”checke ind og ud” på CUBES HR. Sker det ikke, og er der ikke registreret fravær, så kan lederen se, at der mangler et timekort. ”I HR kan vi hurtigt danne os et overblik over fravær i organisationen. Har vi eksempelvis en medarbejder, som er meget syg, så får lederen en notifikation, når det er tid til at indkalde til en sygefraværssamtale. Følges der ikke op, så sender systemet en reminder. På den måde sikrer HR-portalen, at proceduren overholdes. I HR kan vi følge udviklingen hele vejen. Vi kan også læse referatet af samtalerne og se dialogen i forlængelse af medarbejderens fravær. Ud fra det grundlag kan vi tilbyde lederen sparring og iværksætte nogle tiltag, hvis der er behov for det,” fortæller Kirsten Daniels.

Beslutninger baseres på data

Med CUBES HR har HR-afdelingen i dag et komplet datagrundlag, og kan i langt højere grad end tidligere servicere ledelsen og myndigheder. HR kan eksempelvis udtrække rapport på, hvor mange feriedage, der er tilbage i en afdeling i indeværende ferieår til lederen. Hvert år skal FTFa lave en ligestillingsrapport, hvor det skal opgøres, hvor mange kvinder og mænd, som er ansat i organisationen, lønniveauer m.m.  Før måtte HR indsamle alt data manuelt og lave en rapport. Den opgave tog flere dage. I dag er det noget, systemet generer på kort tid. Den lette dataindsamling betyder, at der ledes på et mere kendt grundlag, og at HR nu kan gribe ind tidligere i en sag. ”Hvis vi før skulle give et overblik over antallet af gennemførte medarbejderudviklingssamtaler eller et indblik i den generelle trivsel, måtte vi spørge den enkelte leder og agere ud fra de svar vi fik, men uden mulighed for at se referatet af medarbejdersamtalerne, og om de var afholdt til tiden. Det blev på fornemmelsen og på usikre data.  I dag har vi stort set dokumentation på og indblik i de fleste ting omkring medarbejderne. Den ændring har gjort, at vi eksempelvis i højere grad kan foregribe trivselsproblematikker,” siger Kirstens Daniels.

Meningsfuld LEAN

Den største gevinst ved CUBES HR er ifølge Kirsten Daniels, at arbejdsdagen er blevet mere meningsfuld for den enkelte samtidig med, at organisationen opnår større værdi. Den tid HR i dag sparer på at lave lister, har skabt plads til at aflaste lederne yderligere bl.a. i forbindelse med rekrutteringsprocesser. Det arbejde lå før decentralt hos lederen selv. ”I et organisatorisk perspektiv er der rigtig meget LEAN i det her. Vi føler helt klart, at CUBES HR dækker lige præcis vores behov. I alle sammenhænge, hvor vi kan fortælle om det, gør vi det, for det har virkelig ændret vores hverdag,” siger Kirsten Daniels.